PRIVACYBELEID

 

Het privacybeleid van Probusclub Probus1Maastricht

Probusclub Probus1Maastricht (hierna te noemen: P1M) hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en die van andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door P1M dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. P1M houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.

In deze privacyverklaring staat beschreven welke principes P1M hanteert bij de registratie, verwerking en opslag van persoonsgegevens en gegevensbestanden. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit beleid beschreven.

Het privacybeleid omvat alle on- en offline systemen van P1M waarin persoonsgegevens voorkomen.

De Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG)

Het bestuur van P1M is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het privacy beleid. P1M is gebonden aan de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Definities

De definities, die worden genoemd in dit privacybeleid en in het privacyreglement, hebben dezelfde betekenis.

Uitgangspunten

P1M is een mannenclub waarvan de belangrijkste activiteit bestaat uit bijeenkomsten twee maal per maand waarbij een der leden (of een gastspreker) een voordracht geeft, gevolgd door een aperitief en een lunch. Daarnaast zijn er diverse andere activiteiten waarvoor ook de partners, en de partners van overleden leden, worden uitgenodigd. Hiertoe dient de vereniging te beschikken over een bestand waarin alle contactgegevens voor communicatie per post, per telefoon en per email beschikbaar zijn voor bestuur en leden, hun partners en de weduwen.

P1M gaat op een veilige manier met deze persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. P1M houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

1.    Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

2.    Grondslag en doelbinding

P1M zorgt ervoor dat alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

3.    Data minimalisatie

P1M verwerkt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Probusclub streeft naar minimale gegevensverwerking: waar mogelijk worden minder of geen verwerkt.

4.    Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken goed uit te kunnen oefenen.

5.    Integriteit en vertrouwelijkheid

P1M gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Ze worden alleen verwerkt door personen (gebruikers) met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt Probusclub voor passende beveiliging.

6.    Delen met derden

P1M deelt geen persoonsgegevens met derden, behalve in geval van wettelijke verplichtingen en wat  betreft de secretaris, de penningmeester en de webmaster(s) met de Stichting Probus Nederland.

7.    Subsidiariteit

Het principe van subsidiariteit houdt in dat P1M zich steeds afvraagt of de registratie van persoonsgegevens noodzakelijk is en dat zij steeds zal onderzoeken of er niet een manier is om te voorkomen dat registratie van een persoonsgegeven nodig is.

8.    Proportionaliteit

P1M zal steeds de afweging maken of de registratie van een persoonsgegeven de belangen van de betrokkene niet onevenredig schaadt in verhouding tot het doel dat wordt beoogd.

9.    Rechten vanbetrokkenen

Probusclub honoreert alle rechten van betrokkenen.

Dit privacybeleid is vastgesteld door de algemene ledenvergadering van Probus 1 Maastricht op 23 mei 2018. 

Ondertekend door bestuursleden van Probus 1 Maastricht:

Ir. F. Bruning, voorzitter                               Prof.dr. J.J.M. Marx, secretaris